ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΔΗΜΟΤΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΔΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ
Άρθρο 1. Συγκρότηση – Σύνθεση της Δημοτικής Επιτροπής Διαβούλευσης (Δ. Ε. Δ.).
1. Στον Δήμο Διονύσου συγκροτείται με απόφαση του δημοτικού συμβουλίου η οποία λαμβάνεται με πλειοψηφία των 2/3 των μελών του και εκδίδεται εντός (2) μηνών από την εγκατάσταση των δημοτικών αρχών, δημοτική επιτροπή διαβούλευσης ως γνωμοδοτικό και συμβουλευτικό όργανο του δήμου για την εναρμόνιση των πολιτικών του δήμου με τις υπάρχουσες και αναδυόμενες ανάγκες των πολιτών.
2. Η διάρκεια της θητείας της δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης δεν υπερβαίνει τα δυόμιση έτη. Ειδικά για την περίοδο 2011-2014, η θητεία της πρώτης δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης δεν θα υπερβαίνει τα δύο έτη, σύμφωνα με το άρθρο 282 παρ.16 του Ν.3852/2010.
3. Ο συνολικός αριθμός των μελών της δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης συμπεριλαμβανομένου του προέδρου μπορεί να είναι από 25 έως 50 μέλη, τα οποία ορίζονται από το οικείο δημοτικό συμβούλιο στην απόφαση συγκρότησης της Επιτροπής. Εξ αυτών , τα τρία τέταρτα (3/4) είναι εκπρόσωποι φορέων της τοπικής κοινωνίας και το ένα τέταρτο (1/4) δημότες εγγεγραμμένοι στους δημοτικούς καταλόγους. Ειδικότερα οι εκπρόσωποι φορέων μπορεί να είναι κατ’ ελάχιστον 18 και κατά μέγιστο 37, ενώ οι δημότες μπορεί να είναι κατ’ ελάχιστον 6 και κατά μέγιστο 12. Στη Δημοτική Επιτροπή Διαβούλευσης προεδρεύει ο δήμαρχος ή ο οριζόμενος από αυτόν αντιδήμαρχος με απόφαση η οποία δημοσιεύεται στην ιστοσελίδα του Δήμου.
4. Oι φορείς της τοπικής κοινωνίας, οι οποίοι εκπροσωπούνται στην επιτροπή, πρέπει να έχουν την έδρα τους ή να διαθέτουν παράρτημα εντός των διοικητικών ορίων του δήμου και να εμπίπτουν σε μία τουλάχιστον από τις εξής κατηγορίες:
α) τοπικοί εμπορικοί και επαγγελματικοί σύλλογοι και οργανώσεις
β) επιστημονικοί σύλλογοι και φορείς
γ) τοπικές οργανώσεις εργαζομένων και εργοδοτών
δ)σύλλογοι εργαζομένων στο δήμο και τα νομικά του πρόσωπα
ε) ενώσεις και σύλλογοι γονέων και κηδεμόνων
στ) τοπικά συμβούλια νέων
ζ)αθλητικοί σύλλογοι και φορείς
η) πολιτιστικοί και εξωραϊστικοί σύλλογοι
θ) σύλλογοι και φορείς προστασίας του περιβάλλοντος
ι) θρησκευτικοί και πνευματικοί σύλλογοι και φορείς
ια) ιδρύματα και φορείς ειδικής αγωγής και σύλλογοι ατόμων με ειδικές ανάγκες
ιβ) εθελοντικές οργανώσεις , μη κυβερνητικές οργανώσεις , λοιπές κινήσεις πολιτών και άλλοι φορείς της κοινωνίας των πολιτών.
Oι φορείς αυτοί πρέπει αφενός να είναι ενεργοί (να έχουν αναπτύξει συναφή με το αντικείμενο τους δραστηριότητα κατά την τελευταία τριετία) και αφετέρου έχουν συσταθεί τουλάχιστον ένα έτος πριν την είσοδό τους στην επιτροπή διαβούλευσης.
5. Η συμμετοχή στην επιτροπή είναι εθελοντική και άμισθη.
Άρθρο 2. Ορισμός μελών.
1. Η επιλογή των μελών γίνεται στην βάση της ευρύτερης δυνατής εκπροσώπησης των θεματικών αντικειμένων προκειμένου για φορείς και της αναλογικής εκπροσώπησης γεωγραφικών περιοχών , προκειμένου για δημότες. Δεν μπορούν να επιλεγούν ως μέλη της επιτροπής διαβούλευσης , πλην του προέδρου , αιρετοί του δήμου ή της οικείας περιφέρειας ή μέλη των διοικήσεων νομικών προσώπων του δήμου ή της οικείας περιφέρειας.
2.Για κάθε τακτικό μέλος της επιτροπής είτε αυτό εκπροσωπεί φορέα ή κατηγορία φορέων είτε μια δημοτική ενότητα - δημοτική κοινότητα ορίζεται ένα (1) αναπληρωματικό μέλος. Η ιδιότητα του τακτικού ή αναπληρωματικού μέλους ισχύει από την στιγμή της αποδοχής της από τα συγκεκριμένα πρόσωπα.
3.Ο ορισμός των τακτικών και αναπληρωματικών μελών μεταξύ των εκπροσώπων των φορέων γίνεται με την ακόλουθη διαδικασία:
α. Δημιουργείται με τον παρόντα κανονισμό «Επιτροπή Συγκρότησης της Δημοτικής Επιτροπής Διαβούλευσης (Ε Σ Δ Ε Δ),η οποία αποτελείται από έναν εκπρόσωπο κάθε Δημοτικής Παράταξης και από τον γενικό Γραμματέα του Δήμου ως συντονιστή. Τα μέλη του προεδρείου του Δημοτικού Συμβουλίου, ο Δήμαρχος ή ο αρμόδιος για τη διαβούλευση Αντιδήμαρχος, εφόσον το επιθυμούν, καταλαμβάνουν υποχρεωτικά αντίστοιχη θέση της παράταξής τους . Η Ε Σ Δ Ε Δ συνεπικουρούμενη από τις δημοτικές υπηρεσίες, προσκαλεί με κάθε πρόσφορο μέσο (αποστολή πρόσκλησης , δημοσίευση στον τοπικό τύπο κ. λ. π.) όλους τους φορείς της τοπικής κοινωνίας, οι οποίοι εμπίπτουν στις διατάξεις του ως άνω άρθρου 1,παρ. 4, όπως εκδηλώσουν εντός (8) ημερών το ενδιαφέρον τους για την συμμετοχή και την εκπροσώπησή τους στην επιτροπή διαβούλευσης. Η πρόσκληση αναρτάται και στην ιστοσελίδα του Δήμου.
β. Για τον σκοπό αυτό ,οι ενδιαφερόμενοι φορείς καταθέτουν στην ΕΣΔΕΔ τα αναγκαία αποδεικτικά στοιχεία δραστηριότητας και χρόνου δραστηριότητας , καθώς και το όνομα του τακτικού και αναπληρωματικού εκπροσώπου τους στην επιτροπή διαβούλευσης υποδεικνύοντας ταυτοχρόνως και την κατηγορία στην οποία εμπίπτουν. Με ευθύνη του συντονιστή της Επιτροπής αυτά ελέγχονται και καταρτίζεται ο πίνακας των υποψήφιων μελών της επιτροπής διαβούλευσης κατά κατηγορία φορέων.
γ. Εάν οι αιτηθέντες φορείς που πληρούν τις προϋποθέσεις δεν υπερβαίνουν συνολικά τον μέγιστο πληθικό αριθμό φορέων στην επιτροπή (όπως προαναφέρθηκε ο αριθμός αυτός είναι 37), τότε όλοι οι εκπρόσωποί τους γίνονται δεκτοί ως τακτικά μέλη.
δ. Εάν τους υπερβαίνουν, ο ορισμός των εκπροσώπων τους γίνεται με κριτήρια αφενός διασφάλισης της εκπροσώπησης κάθε κατηγορίας φορέων με ένα τουλάχιστο άτομο και αφετέρου αναλογικής κατανομής των υπόλοιπων θέσεων βάσει του πλήθους κάθε κατηγορίας φορέων στο σύνολο του δήμου. Η διαδικασία που ακολουθείται στην περίπτωση αυτή είναι η ακόλουθη:
1. Αρχικά υπολογίζεται ο συντελεστής συμμετοχής κάθε κατηγορίας φορέων στην επιτροπή ως το πηλίκο της διαίρεσης του πληθικού αριθμού των φορέων ανά κατηγορία με τον συνολικό αριθμό των φορέων του δήμου, οι οποίοι είναι υποψήφια μέλη. Ακολούθως , πολλαπλασιάζοντας τον συντελεστή αυτό με τον μέγιστο αριθμό των φορέων στην επιτροπή διαβούλευσης (που είναι 37) προκύπτει το απόλυτο πλήθος των εκπροσώπων φορέων ανά κατηγορία που θα είναι μέλη της επιτροπής. Σε περίπτωση που το άθροισμα των ακέραιων μερών των γινομένων είναι μικρότερο του (37) η τελική κατανομή γίνεται εξασφαλίζοντας αρχικά την ύπαρξη εκπροσώπου από κάθε κατηγορία και ακολούθως λαμβάνοντας υπόψη τα μεγαλύτερα δεκαδικά μέρη των γινομένων.
2. Δεδομένου πλέον του πλήθους των εκπροσώπων ανά κατηγορία φορέων, οι υποψήφιοι φορείς ανά κατηγορία ( ή τυχόν δευτεροβάθμιο όργανό τους ) επιλέγουν εντός (4) τεσσάρων ημερών μόνοι τους τα τακτικά και αναπληρωματικά μέλη που θα τους εκπροσωπήσουν και ανακοινώνουν εγγράφως την επιλογή τους στο συντονιστή της Επιτροπής Συγκρότησης της ΔΕΔ. Σημείωση: Ένα παράδειγμα του τρόπου υπολογισμού του ανά κατηγορία αριθμού φορέων υπάρχει στο παράρτημα που συνοδεύει τον παρόντα κανονισμό
3. Αν κάποιος εκ των φορέων αυτών δηλώσει στην Επιτροπή ότι διαφωνεί με την διαδικασία που θα επιλέξουν οι υπόλοιποι φορείς της κατηγορίας του για την μεταξύ τους επιλογή των εκπροσώπων τους, τότε ο συντονιστής της Επιτροπής Συγκρότησης της ΔΕΔ διενεργεί δημόσια κλήρωση, από την οποία προκύπτουν τα τακτικά και αναπληρωματικά μέλη των κατηγοριών που δεν όρισαν εκπροσώπους.
4. Ο ορισμός των τακτικών και αναπληρωματικών μελών μεταξύ των δημοτών γίνεται με την ακόλουθη διαδικασία:
α. Ο αριθμός των δημοτών –μελών της επιτροπής υπολογίζεται, μέχρι συμπληρώσεως του μέγιστου δυνατού αριθμού τους (12) διαιρώντας τον αριθμό των εκπροσώπων φορέων-μελών διά του τρία (3) και στρογγυλοποιώντας στο ήμισυ της μονάδας, σύμφωνα με την ακόλουθη διαδικασία.
β. Αρχικά υπολογίζεται ο συντελεστής συμμετοχής της κάθε γεωγραφικής περιοχής- δημοτικής κοινότητας με βάση τον αριθμό των εγγεγραμμένων στους εκλογικούς καταλόγους κατά τις τελευταίες εκλογές. Πολλαπλασιάζοντας αυτούς τους συντελεστές συμμετοχής με τον αριθμό των δημοτών – μελών που προέκυψε από το προηγούμενο εδάφιο 4.α, προκύπτει η κατανομή των μελών κατά περιοχή, κατ’ αναλογία με τα προβλεπόμενα στην παράγραφο 3.δ.1 του παρόντος άρθρου.
γ. Η επιτροπή συγκρότησης της ΔΕΔ διενεργεί εν συνεχεία κλήρωση μεταξύ των ατόμων που είναι εγγεγραμμένοι στους εκλογικούς καταλόγους κάθε δημοτικής κοινότητας. δ. Με βάση την σειρά κλήρωσης κατά περιοχή , συντάσσεται ένας κατάλογος ατόμων, τα οποία εντός (5) ημερών και με ευθύνη της Επιτροπής Συγκρότησης της Δ.Ε.Δ ενημερώνονται και γνωστοποιούν την πρόθεσή τους να αποδεχτούν ή μη την ιδιότητα του μέλους της επιτροπής. Η διαδικασία αυτή ολοκληρώνεται όταν καλυφθούν όλες οι προβλεπόμενες θέσεις της επιτροπής ή όταν εξαντληθεί το σύνολο του αριθμού των κληρωθέντων. Στην τελευταία περίπτωση , οι κενές θέσεις της επιτροπής δεν συμπληρώνονται. 5. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία με ευθύνη της Επιτροπής Συγκρότησης της ΔΕΔ καταρτίζεται ο τελικός κατάλογος των μελών της επιτροπής, επικυρώνεται από το δημοτικό συμβούλιο και αναρτάται στην ιστοσελίδα της διαβούλευσης και του δήμου.
6. Προκειμένου να διευκολύνεται η συμμετοχή περισσοτέρων πολιτών και η έκφραση διαφορετικών απόψεων, τα μέλη της επιτροπής δεν μπορούν να θητεύσουν σε περισσότερες από δύο διαδοχικές θητείες.
7. Σε όλες τις φάσεις της διαδικασίας επιλογής του παρόντος άρθρου παρευρίσκονται τα μέλη της Επιτροπής Συγκρότησης της ΔΕΔ καθώς και τυχόν ενδιαφερόμενοι πολίτες.
Άρθρο 3 Έργο –Αρμοδιότητες
1. Το έργο της επιτροπής υπηρετεί τους σκοπούς του νέου θεσμού της δημοτικής διαβούλευσης. Ειδικότερα, η Δημοτική Επιτροπή Διαβούλευσης έχει τις εξής αρμοδιότητες:
α) Γνωμοδοτεί στο δημοτικό συμβούλιο σχετικά με τα αναπτυξιακά προγράμματα και τα προγράμματα δράσης του δήμου, τον προϋπολογισμό ,το επιχειρησιακό πρόγραμμα και το τεχνικό πρόγραμμα του δήμου.
β) Γνωμοδοτεί για θέματα γενικότερου τοπικού ενδιαφέροντος, που παραπέμπονται σε αυτή από το δημοτικό συμβούλιο ή τον δήμαρχο. Σημείωση: Για τον σκοπό αυτό είναι καλό το πλήθος των κληρωθέντων να είναι τριπλάσιο ή τετραπλάσιο των προβλεπόμενων θέσεων της επιτροπής.
γ) Εξετάζει τα τοπικά προβλήματα και τις αναπτυξιακές δυνατότητες του δήμου και διατυπώνει γνώμη για την επίλυση των προβλημάτων και την αξιοποίηση των δυνατοτήτων αυτών.
δ) Δύναται να διατυπώνει παρατηρήσεις επί του περιεχομένου των κανονιστικού χαρακτήρα αποφάσεων, οι οποίες εκδίδονται στο πλαίσιο του άρθρου 79 του Κ.Δ.Κ. Η διατύπωση γνώμης από τη Δ.Ε.Δ δεν αποκλείει την παράλληλη ηλεκτρονική διαβούλευση με τους πολίτες, μέσω διαδικτύου. Οι προτάσεις της ηλεκτρονικής διαβούλευσης συγκεντρώνονται και συστηματοποιούνται από τις αρμόδιες υπηρεσίες του δήμου και παρουσιάζονται από τον πρόεδρο της δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης κατά την αντίστοιχη συνεδρίαση της.
Άρθρο 4. Σύγκληση της Δημοτικής Επιτροπής Διαβούλευσης
1.Των εργασιών της Επιτροπής προεδρεύει ο δήμαρχος ή ο αντιδήμαρχος που ορίζει ο δήμαρχος με απόφασή του, η οποία δημοσιεύεται και στην ιστοσελίδα του Δήμου.
2.Η δημοτική επιτροπή διαβούλευσης συνεδριάζει δημόσια, μετά από πρόσκληση του προέδρου της:
α) Υποχρεωτικά μια φορά το χρόνο, πριν από την σύνταξη των προσχεδίων του προϋπολογισμού και του ετήσιου προγράμματος δράσης και
β) Τουλάχιστον μία φορά κάθε (3) μήνες, για άλλα θέματα που εισάγονται προς συζήτηση.
γ) Συνεδριάζει επίσης όποτε το ζητήσει το ένα τρίτο (1/3) τουλάχιστον του συνολικού αριθμού των μελών της με γραπτή αίτηση στην οποία αναφέρονται τα προς συζήτηση θέματα και τα μέλη της επιτροπής που υπέβαλαν την αίτηση και εισηγούνται τα θέματα.
δ)Όποτε υπάρχουν κατεπείγουσες περιπτώσεις ,οι οποίες δικαιολογούν την άμεση σύγκληση της Επιτροπής .
3.Η πρόσκληση κοινοποιείται στα μέλη της επιτροπής (τακτικά και αναπληρωματικά ) με έντυπο, ηλεκτρονικό ή κάθε άλλο πρόσφορο μέσο, επτά (7) εργάσιμες μέρες πριν την συνεδρίαση. Περιλαμβάνει την ημερήσια διάταξη , τον τόπο την ημερομηνία και την ώρα της συνεδρίασης και συνοδεύεται από εισήγηση επί των υπό συζήτηση θεμάτων, σύμφωνα με το άρθρο 6 του παρόντος κανονισμού. Η πρόσκληση δημοσιεύεται επίσης στην ιστοσελίδα του δήμου και της διαβούλευσης.
4.Στις κατεπείγουσες περιπτώσεις η πρόσκληση μπορεί να γνωστοποιηθεί ή να επιδοθεί την ημέρα της συνεδρίασης και αναφέρει το λόγο της συνεδρίασης. Πριν από την συζήτηση η επιτροπή αποφαίνεται για το κατεπείγον των θεμάτων.
5.Σε περίπτωση απουσίας ή κωλύματος τακτικού μέλους για την συμμετοχή του σε προγραμματισμένη συνεδρίαση, οφείλει να ενημερώσει έγκαιρα τον πρόεδρο της επιτροπής, προκειμένου να προσκληθεί και να συμμετάσχει το αναπληρωματικό μέλος.
6.Στις συνεδριάσεις της επιτροπής καλούνται κατά περίπτωση και συμμετέχουν χωρίς δικαίωμα ψήφου και οι εξής : ο πρόεδρος του δημοτικού συμβουλίου, οι επικεφαλής των δημοτικών παρατάξεων που εκπροσωπούνται στο δημοτικό συμβούλιο, εκπρόσωποι αρμόδιων κρατικών και περιφερειακών αρχών, καθώς και εκπρόσωποι των τοπικών οργανώσεων πολιτικών κομμάτων.
7.Ένα θέμα μπορεί να επανεισαχθεί στην Επιτροπή προς συζήτηση, αφού παρέλθουν έξι (6) μήνες τουλάχιστον από την ολοκλήρωση της διαδικασίας την προηγούμενη φορά που το θέμα αυτό τέθηκε σε διαβούλευση.
Άρθρο 5. Τόπος συνεδρίασης –Απαρτία –Δικαιώματα και υποχρεώσεις μελών- Δημοσιότητα
1.Οι συνεδριάσεις της επιτροπής διαβούλευσης είναι δημόσιες και πραγματοποιούνται στο κτίριο Δημοτικού Καταστήματος της Άνοιξης που βρίσκεται επί της οδού Κανάρη 3 (εντός ορίων του δήμου).
2.Είναι όμως δυνατό η επιτροπή διαβούλευσης να αποφασίσει , με εισήγηση του προέδρου της και πλειοψηφία του συνόλου των μελών της , την διεξαγωγή κάποιων συνεδριάσεών της σε διαφορετικές περιοχές του δήμου ή σε άλλο, κατάλληλο για την εκάστοτε περίσταση , οίκημα εντός των ορίων του δήμου.
3. Η δημοτική επιτροπή διαβούλευσης συνεδριάζει νόμιμα εφόσον έχει απαρτία. Προϋπόθεση της απαρτίας είναι να έχουν κληθεί νόμιμα και έγκαιρα όλα τα μέλη του οργάνου για να μετάσχουν στην συνεδρίαση. Η έλλειψη ή μη έγκαιρη κλήση θεραπεύονται μόνον με την προσέλευση και τη συμμετοχή στη συνεδρίαση του μη κληθέντος.
4.Η δημοτική επιτροπή διαβούλευσης έχει απαρτία όταν τα παρόντα είναι περισσότερα από τα απόντα μέλη της.
5.Σε περίπτωση έλλειψης απαρτίας, η συνεδρίαση επαναλαμβάνεται την αμέσως επόμενη εργάσιμη μέρα, οπότε θεωρείται σε κάθε περίπτωση ότι υφίσταται απαρτία.
6.Ο πρόεδρος της δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης κηρύσσει την έναρξη και την λήξη των εργασιών της, τις οποίες και διευθύνει, φροντίζοντας να λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα για την ομαλή διεξαγωγή της. Έχει επίσης την ευθύνη τήρησης των πρακτικών των συνεδριάσεων. Η αδικαιολόγητη παράλειψη του προέδρου να συγκαλέσει για δύο (2) συνεχόμενες φορές την επιτροπή διαβούλευσης αποτελεί σοβαρή παράλειψη καθήκοντος.
7.Τα μέλη της επιτροπής οφείλουν να συμβάλλουν στην επιτυχία του σκοπού της επιτροπής διαβούλευσης και να μετέχουν τόσο στις συνεδριάσεις της επιτροπής, όσο και στις διαδικασίες που προηγούνται αυτής. Σε περίπτωση αδικαιολόγητης απουσίας τακτικού μέλους από τρείς (3) συνεδριάσεις της επιτροπής διαβούλευσης ενημερώνεται το Δημοτικό Συμβούλιο, το οποίο με απόφασή του που λαμβάνεται με πλειοψηφία του συνόλου των μελών του προβαίνει στην αντικατάσταση του με αναπληρωματικό μέλος.
8.Τα μέλη της επιτροπής οφείλουν να συμπεριφέρονται με ευπρέπεια και σεβασμό προς τους άλλους στην διάρκεια των συνεδριάσεων. Σε αντίθετη περίπτωση, ο πρόεδρος καλεί τον εκτρεπόμενο να ανακαλέσει και σε περίπτωση άρνησής του, του αφαιρεί τον λόγο.
9.Τα μέλη έχουν δικαίωμα της κατά συνείδηση γνώμης και ψήφου. Δικαιούνται επίσης πρόσβασης στα πρακτικά και τα υλικά των προηγούμενων συνεδριάσεων, των έως τότε φάσεων της διαδικασίας διαβούλευσης , αλλά και σχετικών αποφάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου και του Δημάρχου.
10. Η λειτουργία της επιτροπής διαβούλευσης έχει δημόσιο χαρακτήρα , ανάλογο με εκείνο του δημοτικού συμβουλίου. Ο πρόεδρος της επιτροπής μπορεί να δίνει τον λόγο σε παρισταμένους ιδίως εάν πρόκειται για εκπροσώπους φορέων και δημότες που έχουν συμμετάσχει σε ομάδες εργασίας της διαβούλευσης. Οι ενδιαφερόμενοι ενημερώνονται με δική τους φροντίδα από την ανάρτηση της πρόσκλησης στην ιστοσελίδα της διαβούλευσης και του δήμου.
11. Κατά την διάρκεια των συνεδριάσεων της επιτροπής, οι παρευρισκόμενοι στο ακροατήριο δεν επιτρέπεται να δυσχεραίνουν ή να παρακωλύουν τις εργασίες της. Σε τέτοιες περιπτώσεις , ο πρόεδρος μπορεί κατόπιν συστάσεως να αποβάλλει οποιονδήποτε διαταράσσει ή παρακωλύει την συνεδρίαση ή ακόμη και να διατάξει την εκκένωση της αίθουσας από το ακροατήριο ή την διακοπή της συνεδρίασης.
12.Τέλος παρέχονται διευκολύνσεις στους δημοσιογράφους και τα μέσα μαζικής ενημέρωσης.
Άρθρο 6. Διαδικασία λειτουργίας – Λήψη αποφάσεων
1. Στην διάθεση της επιτροπής τίθενται σύντομες εισηγήσεις και άλλα υλικά τεκμηρίωσης. Οι σύντομες εισηγήσεις αναφέρονται στο σκεπτικό του εισαγόμενου ζητήματος, στη διαδικασία διαβούλευσης που ακολουθήθηκε και στις διαφορετικές απόψεις που εκφράστηκαν.
2. Τα λοιπά υλικά τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν παράγωγα ομάδων εργασίας μελών της επιτροπής, παρατηρήσεις δημοτών ή κατοίκων σε δημόσια ηλεκτρονική διαβούλευση, σχετικές μελέτες κλπ. Τα υλικά αυτά είτε έχουν προκύψει από προηγούμενες διαδικασίες διαβούλευσης είτε διαβιβάζονται απ’ ευθείας από το δημοτικό συμβούλιο ή τον δήμαρχο προς εξέταση και διερεύνηση.
3. Η επιτροπή διατυπώνει την γνώμη της μετά από σχετική συζήτηση μεταξύ των μελών της, τα οποία τάσσονται υπέρ μίας ή άλλης διαμορφωθείσας εισήγησης συνολικά και τοποθετούνται υπέρ ή κατά των προταθεισών τροποποιήσεων ή προσθηκών.
4. Οι αποφάσεις της επιτροπής λαμβάνονται με φανερή ψηφοφορία με την απόλυτη πλειοψηφία των παρόντων, για κάθε θέμα ξεχωριστά κατά την οποία καλούνται τα μέλη της ονομαστικά και τάσσονται υπέρ ή κατά. Γνωμοδοτήσεις ή άλλες αποφάσεις της επιτροπής , που λαμβάνονται με μυστική ψηφοφορία όπου δεν το επιτάσσει ο νόμος , είναι άκυρες.
5. Τα μέλη της επιτροπής έχουν το δικαίωμα να θέσουν ζήτημα διαδικασίας, εάν πιστεύουν ότι υπάρχει ζήτημα πληρότητας ή ακρίβειας των στοιχείων που παρουσιάζονται στην επιτροπή ή εάν, κατά τη γνώμη τους, παραβιάζεται ο κανονισμός λειτουργίας από τον πρόεδρο ή άλλο μέλος της επιτροπής. Επ΄ αυτού καλείται να αποφανθεί η ίδια η επιτροπή, αμελλητί και χωρίς εκτεταμένες αγορεύσεις.
Άρθρο 7. Πρακτικά συνεδριάσεων –Δημοσιότητα αποφάσεων.
1. Στη συνεδρίαση της δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης, όπως και στην περίπτωση ματαίωσής της , τηρούνται πρακτικά με ευθύνη του προέδρου και του Δημοτικού Υπαλλήλου που έχει οριστεί για το σκοπό αυτό. Στα πρακτικά καταχωρούνται οι συζητήσεις, οι γνώμες που διατυπώνονται ,οι ψηφοφορίες, οι αποφάσεις και οι μειοψηφούσες θέσεις για κάθε θέμα.
2. Τα πρακτικά τηρούνται συνοπτικά με την βοήθεια δημοτικού υπαλλήλου που ορίζεται για τον σκοπό αυτό ως «πρακτικογράφος». Στο τέλος της συνεδρίασης , τα συνοπτικά πρακτικά διαβάζονται και κατόπιν τυχόν διορθώσεων, υπογράφονται από όλα τα μέλη που μετέχουν στην συνεδρίαση. Η άρνηση υπογραφής από μέλος της επιτροπής και η αιτία αυτής αναφέρονται στα πρακτικά, αφού προηγουμένως το αρνηθέν να υπογράψει μέλος καταθέσει εγγράφως τους λόγους της άρνησής του. Η μη υπογραφή των πρακτικών δεν επηρεάζει το κύρος της απόφασης. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων καταχωρούνται εντός (5) πέντε εργάσιμων ημερών με ευθύνη του αρμόδιου υπαλλήλου και με τη φροντίδα του προέδρου της Επιτροπής στην ιστοσελίδα της διαβούλευσης του δήμου.
3. Είναι επίσης δυνατόν οι συνεδριάσεις της επιτροπής να καταγράφονται με την βοήθεια συσκευής μαγνητοφώνησης ή βιντεοσκόπησης και κατόπιν να αναρτώνται ως ψηφιακά αρχεία στην ιστοσελίδα της διαβούλευσης.
4. Τα πρακτικά της κάθε συνεδρίασης όπως και κάθε απόφασης παίρνουν αύξοντα αριθμό. Κάθε χρόνο ξεκινάει καινούργια αρίθμηση.
Άρθρο 8. Υποστήριξη δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης.
1.Ο Δήμος και στα πλαίσια του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας, παρέχει διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη του έργου της επιτροπής και της όλης διαδικασίας διαβούλευσης. Ενδεικτικά αναφέρονται οι εξής εργασίες: προετοιμασία και οργάνωση συνεδριάσεων, τήρηση πρακτικών, παραγωγή, διεκπεραίωση, διαχείριση και δημοσιοποίηση εγγράφων, τήρηση αρχείου αποφάσεων επιτροπής, προετοιμασία προπαρασκευαστικών συναντήσεων, τήρηση πρωτοκόλλου κλπ.
2.Η αρμόδια δημοτική υπηρεσία ενημερώνει τους ενδιαφερόμενους πολίτες για τον σκοπό και τα θέματα της διαβούλευσης και για τις εργασίες της επιτροπής, είτε μέσω της ιστοσελίδας διαβούλευσης είτε προφορικά. Σε περίπτωση που πολίτες καταθέτουν γραπτές αναφορές και ερωτήματα σχετικά με τις αρμοδιότητες της επιτροπής, τα προωθεί στον πρόεδρο της και φροντίζει ώστε οι απαντήσεις να δίνονται εντός τριάντα (30) ημερών.
3.Η δημοτική αρχή δύναται να παραχωρήσει στην επιτροπή γραφείο ή άλλους χώρους σε κτίριο του δήμου, στην έδρα του ή αλλού, για την αποτελεσματική λειτουργία της επιτροπής.
Άρθρο 9. Ισχύς-Τροποποίηση κανονισμού.
1. Η ισχύς του παρόντος κανονισμού αρχίζει από την ψήφισή του από το δημοτικό συμβούλιο. Στα θέματα που δεν ρυθμίζονται από αυτόν, εφαρμόζονται οι διατάξεις του Ν.3852/2010, όπως ισχύει και οι σχετικές εγκύκλιοι του Υπ. Εσωτερικών καθώς και οι αντίστοιχοι κανόνες του κανονισμού λειτουργίας του δημοτικού συμβουλίου.
2. Η τροποποίηση του παρόντος κανονισμού γίνεται κατόπιν αποφάσεως του δημοτικού συμβουλίου, που λαμβάνεται με την απόλυτη πλειοψηφία του συνόλου των μελών του.
